TUTORIALES DE EXCEL

Cómo enviar un email con Excel

Cómo enviar un email con Excel

¿Cómo enviar un Email con Excel?

En el video tutorial ejemplificamos como podemos enviar un email desde un link generado en una celda de Excel.

Basándonos en el video y en el supuesto de que necesitamos construir dos mensajes distintos en función de si se alcanza o no un objetivo numérico, vamos a seguir los siguientes pasos para el desarrollo de un link que permita enviar de forma rápida un email a cada persona de la base de datos:

    1. Generamos una función con condicional simple para obtener el excedente numérico que nos indica si se cumplió o no el objetivo mensual de cada persona del rango A2:A7. La función en la celda D2 y que debemos arrastrar hasta D7 es la siguiente: =SI(C2>=D2;C2-D2;»»)
      De esta forma, «si el valor de las ventas es mayor o igual al valor objetivo, entonces devolverá la diferencia (positiva) entre ambos valores, caso contrario devolverá vacío».
    2. En la celda F2 combinamos texto predeterminado con una fórmula que nos permita extraer el nombre de cada persona del rango A2:A7. La fórmula final utilizada es la siguiente: =»Hola «&IZQUIERDA(A2;HALLAR(» «;A2;1)-1)&». Este es tu informe mensual.»
      Donde A2 corresponde al nombre completo de la primer persona, y la fórmula incluida en la sintaxis nos va a extraer todo el contenido hasta hallar el primer espacio dentro de la celda, consecuentemente devolviendo el nombre de pila de cada persona (a excepción de nombres compuestos). 
      Si quieres conocer más acerca de estas fórmulas de extracción, te recomiendo ver el siguiente artículo: Extraer los valores de una celda hasta hallar un carácter o palabra
    3. El siguiente paso será configurar los dos cuerpos de mensaje que dispondremos para cada resultado. En el caso de que se cumpla el objetivo (y haya un valor de excedente), utilizaremos nuevamente una fórmula que combina texto predeterminado, una referencia directa a la celda que contiene el valor excedente y un código «%0A» que nos permite generar un cambio de renglón o «punto y aparte» en el cuerpo del email que generaremos luego. La sintaxis en la celda G1 que corresponde al cuerpo de mensaje con cumplimiento de objetivo es la siguiente: =»¡Felicitaciones! Has logrado superar tu objetivo mensual en «&E2&».»&»%0ANos pone muy felices tenerte en el equipo.»
      Donde E2 corresponde a la celda que contiene el valor excedente, y «%0A» es el código que permite cambiar de renglón en nuestro mensaje.
    4. Para el otro cuerpo de mensaje, utilizamos simplemente texto predeterminado y el código de cambio de renglón del punto anterior. La sintaxis utilizada es la siguiente: =»¡No te desanimes! Aún no has alcanzado el objetivo mensual. %0ASabemos que puedes beneficiar mucho al equipo.»
    5. Finalmente en la celda I2 vamos a configurar un botón que nos permita abrir la ventana de correo predeterminado para enviar un email. Para ello, utilizamos una fórmula que incluye la función SI que nos va a permitir crear un botón «Enviar saludo 1» si existe excedente (se cumplió el objetivo) y sino un botón «Enviar saludo 2» si no existe excedente (no se cumplió el objetivo). Por otro lado, dentro de dicha función vamos a incorporar la función HIPERVINCULO, la cual nos genera un link que lo vincularemos con los códigos de envío de mail «mailto», «subject» y «body» para definir a quien se envía cada email basado en la columna B, que asunto le pondremos a cada email basado en la columna F, y que cuerpo de mensaje utilizaremos en base a los textos de las columnas G y H. La sintaxis utilizada en la celda I2 es la siguiente: =SI(E2=»»;HIPERVINCULO(«mailto:»&B2&»?subject=»&F2&»&body=»&H2;»Enviar saludo 2″);HIPERVINCULO(«mailto:»&B2&»?subject=»&F2&»&body=»&G2;»Enviar saludo 1″))
      Donde E2 corresponde al valor excedente, B2 corresponde al email de la persona en dicha fila, F2 corresponde al asunto que configuramos en el punto 2, y G2 o H2 son las celdas que contienen cada cuerpo de mensaje que utilizaremos si existe o no valor en la celda E2 de Excedente.

 

De esta forma logramos configurar un patrón de envío de email que nos permite rápidamente enviar mensajes condicionales basado en distintos valores de celdas de un rango objetivo.

 

Te recomiendo ver el siguiente link con más videos de Tutoriales esenciales de Excel AQUÍ.

Salvo aclaración, todas las fórmulas y macros de este sitio están configuradas para aplicarse sobre la celda A1. Algunas fórmulas se encuentran encerradas entre llaves {} debido a que son fórmulas matriciales. Estas llaves no deben introducirse tecleándolas, sino que se generan automáticamente al aceptar la fórmula pulsando Control+Shift+Enter al mismo tiempo. Las fórmulas de este sitio son compatibles con versiones de Microsoft Excel® 2010 o superiores.