TUTORIALES DE EXCEL

Cómo organizar mesas para un evento en Excel

Cómo organizar mesas para un evento en Excel

¿Cómo organizar mesas para un evento en Excel?

En el video tutorial ejemplificamos como podemos generar un rango dinámico que nos permite listar distintos nombres de un rango por columnas en función de una determinada cantidad de mesas disponibles. A continuación destacamos algunos de los pasos más importantes en el desarrollo de este organizador de mesas:


ORGANIZAR MESAS PARA UN EVENTO EN EXCEL

1) Listar un rango ascendente numérico en la columna A desde el 1 hasta el último valor necesario, y luego listar los nombres a asignar en la columna B (en cualquier orden)
2) En la columna C generamos por cada celda la función ALEATORIO bajo la sintaxis =ALEATORIO()
3) En la columna D utilizamos una fórmula que combina las funciones JERARQUIA y CONTAR.SI para adaptar cada valor aleatorio de la columna B a una lista de números únicos sin repetir desde el 1 hasta el último valor necesario. La sintaxis a aplicar en la celda D2 y que debemos arrastrar hacia abajo es la siguiente: =JERARQUIA(C2;$C$2:$C$351)+CONTAR.SI($C$2:C2;C2)-1
En el ejemplo y en el video se aplica un rango de C2 a C351, pero debemos adaptarlo a nuestro rango objetivo. Para mayor información sobre ésta fórmula te recomiendo ver el siguiente artículo: Crear un listado de números aleatorios sin repetición 
4) En la columna E utilizamos la función BUSCARX para obtener por cada número de resultado de la columna D, el nombre correspondiente en esa ubicación para las columnas A y B. Para mayor información sobre ésta función te recomiendo ver el siguiente artículo: Función BUSCARX en Excel
5) Utilizaremos la celda H2 para definir la cantidad de nombres a asignar en nuestro organizador de mesas, y la celda H3 para definir la cantidad de mesas disponibles.
6) Utilizaremos las columnas J, K, L, M, N y O para definir las mesas que deberán contener los nombres asignados correspondientes. (6 mesas en total para el ejemplo, 1 por columna)
7) Aplicamos una fórmula dentro del organizador que permite listar y «cortar» por mesas al total de nombres a asignar. Dicha fórmula contiene una función SI.ERROR para dejar vacías las celdas que no necesitemos, una función BUSCARX que permite obtener el nombre que corresponde al número de jerarquía que ofrece dentro la otra estructura de la fórmula, y una combinación de funciones como SI, FILA, JERARQUIA, DESREF, COLUMNA e INDICE que permiten dividir el total de nombres de la columna E en la cantidad necesaria para asignar por cada mesa disponible. La sintaxis para la celda J2 en el video y que debemos arrastrar hacia la derecha y hacia abajo en el rango total es la siguiente:
=SI.ERROR(BUSCARX(SI(FILA()-FILA(J$2)+1>$H$2/$H$3;»»;JERARQUIA(DESREF($C$2;FILA()-FILA(J$2)+(COLUMNA()-COLUMNA($J2))*($H$2/$H$3););$C$2:INDICE($C$2:$C$1001;$H$2)));$D$2:$D$31;$E$2:$E$31);»»)

Es importante mencionar que el resultado de la división entre el número de nombres a asignar en la celda H2 y el número de mesas disponibles en la celda H3, debe ser siempre un número entero, dado que de otro modo no se asignarán correctamente los valores en el organizador.

De esta forma, obtenemos una hoja plantilla que nos permite listar mesas para un evento de forma aleatoria en función de la cantidad de nombres y cantidad de mesas disponibles simplemente ingresando el registro de los nombres junto a dichas cantidades.

 

Te recomiendo ver el siguiente link con más videos de Tutoriales esenciales de Excel AQUÍ.

Salvo aclaración, todas las fórmulas y macros de este sitio están configuradas para aplicarse sobre la celda A1. Algunas fórmulas se encuentran encerradas entre llaves {} debido a que son fórmulas matriciales. Estas llaves no deben introducirse tecleándolas, sino que se generan automáticamente al aceptar la fórmula pulsando Control+Shift+Enter al mismo tiempo. Las fórmulas de este sitio son compatibles con versiones de Microsoft Excel® 2010 o superiores.